ГЛАВБУХ-ИНФО

Утвержден Приказом
ООО «___________________»
№ _____ от "___"_______ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ
подготовки, заключения, учета, хранения
и  контроля за исполнением договоров 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент разработан для установления единого порядка подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров в ООО «_____________________» (далее именуется "Организация") и обязателен для исполнения  всеми сотрудниками Организации.
1.2. Ответственность за соблюдение установленных Регламентом правил в подразделениях Организации возлагается на руководителей структурных подразделений ООО «_____________________________».
1.3. Непосредственное исполнение предписаний Регламента в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками этих подразделений.

2. ПОДГОТОВКА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ

2.1. Инициирование заключения договоров, проведение переговоров о заключении договоров, определение условий договоров, оформление договоров, контроль за исполнением договоров осуществляют структурные подразделения в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренным настоящим Регламентом.     
2.2. Распределение сфер ответственности между структурными подразделениями по выполнению предписаний, предусмотренных пунктом 2.1. Регламента:
2.2.1. Отдел ____________: договоры__________________________________ , в которых ООО «_______________________» выступает в качестве продавца (покупателя) продукции;
2.2.2. Отдел _______________: договоры _________________________________
____________________________________________________________________
2.2.3. Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации (договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли - продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.д.).
2.3. Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.
2.4. В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора). Подписание указанного индивидуального договора осуществляется после его визирования юристом Организации.   
2.5. В случае проведения переговоров о заключении договора по форме, предложенной контрагентом ООО «______________________», указанный договор проходит правовую экспертизу на предмет соблюдения интересов ООО «___________________________________». Подписание указанного договора осуществляется после его визирования юристом Организации.
2.6. Вновь заключаемые договора между Организацией и контрагентами имеют следующий порядок прохождения согласований:
- проект договора поступает к коммерческому директору (зам. директора), который проверяет указанные в договоре условия поставки, сроки расчетов за продукцию, количество дней отсрочки платежей, цены и номенклатуру поставляемой продукции и другие условия работы с контрагентом (срок – в течение 1 дня), 
- проект договора поступает к главному бухгалтеру, который проверяет достоверность и полноту указанных в договоре реквизитов, порядок  расчетов с контрагентом, наличие расчетов и просроченной задолженности  по предыдущей работе с данным контрагентом (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к юристу Организации, который проверяет соответствие заключаемого договора нормам гражданского права (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к руководителю структурного подразделения, которые проверяют полноту и достоверность указанных в договоре условий работы с контрагентом и вносят свои предложения в текст договора (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает (повторно) к юристу Организации для внесения дополнений и изменений, в текст договора или оформление этих дополнений и изменений в виде Дополнительного соглашения к договору, Приложение № 1 (срок – 2 дня).
- проект договора поступает на подпись к директору Организации. При необходимости директор имеет право вернуть договор для доработки конкретному сотруднику Организации.
2.7. Договор считается согласованным после его визирования указанными в п. 2.6. сотрудниками Организации с указанием должности, ф.и.о. сотрудника, его подписи и даты согласования и замечаний в Листе согласования, хранящегося впоследствии вместе с подписанным договором в Организации, Приложение № 2.
2.8. Контроль за подписанием договоров, дополнительных соглашений к ним уполномоченными лицами контрагентов ООО «__________________________» и получением от них оригиналов договоров, контроль за изменением статусного состояния договоров осуществляет ответственный сотрудник Организации.
2.9. Договора в рамках настоящего Регламента могут иметь следующее статусное состояние:
- договор передан на подписание контрагенту;
- договор подписан контрагентом и передан в оригинале на хранение юристу ООО «_____________________________________________»
- договор расторгнут и находится на хранении у юриста;
- договор расторгнут и уничтожен.
2.10. До заключения договора с новым контрагентом, проводится проверка его надежности и платежеспособности:
- факта государственной регистрации его в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя;
- учредительных документов;
- полномочия единоличного исполнительного органа;
- финансового состояния и результатов финансово-хозяйственной деятельности;
- деловая репутация организации, индивидуального предпринимателя;
- деловая репутация руководителей организации;
-  отсутствие (наличие) процедуры банкротства,  ликвидации в добровольном порядке;
- наличие судебных споров, задолженности по платежам в бюджет, которые могут повлиять на исполнение  обязательств перед ООО «________________________»;
2.11. Проверка по фактам и обстоятельствам, указанным в пункте 2.10. Регламента проводится специалистом по безопасности по заявкам ответственных сотрудников структурных подразделений, инициирующих заключение договора. По результатом проверки специалист по безопасности делает заключение о возможности или невозможности заключения договора с данным контрагентом.
2.12. Сотрудник Организации, привлекающий контрагента для сотрудничества на условиях отсрочки платежа, обязан:
• предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки для выяснения обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента;
• затребовать у потенциального контрагента документы в соответствии с Перечнем  к Регламенту, Приложение № 3;
• передать полученную информацию и документы специалисту по безопасности для дальнейшей проверки.
2.13. Мониторинг контрагентов, с которыми заключены и действуют  договоры, для проверки фактов и обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента возлагается на руководство постоянно и специалиста по безопасности с периодичностью один раз в месяц.
В случае получения негативной информации о контрагенте по результатам мониторинга, руководитель структурного подразделения обязан сообщить об этом заместителю директора (коммерческому директору) Организации для рассмотрения вопроса о возможности сохранения или прекращения правоотношений по действующему договору.
2.14. По договорам поставки, в которых ООО «__________________________» выступает в качестве поставщика с обязательством по доставке товара к месту нахождения покупателя, заказы (заявки) в рамках указанных договоров принимаются только в письменном виде (допускается передача по факсимильной связи или по электронной почте).

3. УЧЕТ, НУМЕРАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРОВ, ДОПОЛНЕНИЙ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ

3.1. Подписанный директором Организации договор подлежит регистрации, которая ведется в программе 1С:Бухгалтерия.
3.2. Нумерация договоров осуществляется в следующем порядке:
3.2.1. Номер договора состоит из _____________________.
3.2.2. Буквы номера договора означает местонахождение структурного подразделения Организации, в сферу ответственности которого входит заключение договора в соответствии с настоящим Регламентом.
3.2.3. Цифры номера договора означают порядковый номер договора при его регистрации.  Через дробь указывается количество дней отсрочки платежа.
3.3. Ответственность за регистрацию договоров и присвоение им порядковых номеров возлагается на бухгалтерию Организации.
3.5. Учет, нумерацию, регистрацию заявок (заказов), оформляемых в рамках заключенных ранее договоров, осуществляют соответствующие структурные подразделения.

4. ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

4.1. После подписания договора контрагентом в соответствии с предписаниями настоящего Регламента, сотрудник Организации, осуществляющий контроль за подписанием договора контрагентом, передает оригинал договора вместе с копиями документов, указанных в Приложении № 1 для учета изменения статусного состояния и дальнейшего его хранение юристу Организации.
4.2. Юрист Организации ведет учет переданных ему на хранение оригиналов договоров в книге учета договоров.
4.3. Книга учета переданных на хранение договоров сшивается и скрепляется подписью директора (заместителя директора) и печатью Организации и должна содержать информацию:
-номер договора;
-название договора;
-наименование контрагента Организации;
-Ф.И.О. лица, сдавшего договор на хранение, его подпись;
-Ф.И.О. лица принявшего договор на хранение, его подпись;
-раздел – примечания.
   

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ

5.1. Ответственность за организацию договорной работы в ООО «______________________________» возлагается на _________________(должность) .
5.2. Ответственность за организацию контроля исполнения обязательств по заключенным договорам возлагается на руководителей других структурных подразделений ООО «_____________________________» в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренных Регламентом.
5.3. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную, а в случае причинения материального ущерба Организации, и материальную ответственность за выдачу разрешения на отгрузке продукции контрагентам, превысившим установленный кредитный лимит, нарушившим сроки оплаты за отгруженную  продукцию.
5.3.  Непосредственный контроль за исполнением обязательств по договорам, в том числе, возникающих на основании заказов (заявок), осуществляют руководители структурных подразделений.  
Кроме того, руководители структурных подразделений обязаны в течение всего срока отсрочки платежа проверять поступление денежных средств от контрагентов за поставленную продукцию.  
5.4. Персональная ответственность за соблюдением сроков отгрузки, номенклатуры отгружаемой продукции, своевременным поступлением денежных средств от контрагентов  при отгрузках на условиях отсрочки платежа возлагается на руководителей структурных подразделений.
Кроме того, руководители структурных подразделений материальную ответственность за причинение материального ущерба Организации в случае несвоевременного поступления денежных средств от контрагентов.
5.5. При возникновении просроченной задолженности по контрагентам, руководители структурных подразделений обязаны срочно принять меры по ее ликвидации в __ дневный срок.
5.6. В случае невозможности ликвидировать просроченную задолженность по контрагентам собственными силами, руководители структурных подразделений сообщают об этом юристу, который обязан оказать практическую помощь руководителям структурных подразделений, в том числе с выездом к должникам,  по ликвидации просроченной задолженности в ___ дневный срок.
5.7. При невозможности ликвидировать просроченную задолженность своими силами, руководители структурных подразделений сообщают о наличии  просроченной задолженности юристу Организации, который принимает достаточные меры по ликвидации такой  задолженности.
5.8. Если просроченная задолженность контрагентов переходит в разряд проблемной и ликвидировать ее собственными силами не удается, материалы по задолженности (копии договоров, акты сверки, копии накладных на отгруженную продукцию и другие бухгалтерские документы) передаются руководителями структурных подразделений юристу Организации для подготовки исковых заявлений  и обращения в Арбитражный суд о взыскании с контрагентов просроченной задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами.
                                                                                                           

Приложение № 1
к Регламенту подготовки, заключения, учета,

хранения и  контроля за исполнением договоров

Протокол разногласий

к договору поставки
№ ______ от «___»________ 20__г.

г. _______________                                                                               «___» _________ 20__г.

ООО «_____________________________» рассмотрело предоставленный ООО «________________»  проект договора на поставку продукции, и предлагает изложить отдельные пункты договора в следующей редакции:

 
Продавец:
ООО «______________________»

 Директор________________  Ф.И.О.

Покупатель:
ООО «______________________»
Директор  _______________Ф.И.О.

Приложение № 2
к Регламенту подготовки, заключения, учета,

хранения и  контроля за исполнением договоров

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

Договор (вид услуг) _________________________________________________

Наименование контрагента ___________________________________________

Инициатор договора от ООО «_____________________________», его контактный телефон __________________________________________________

___________________________________________________________________

Сведения о согласовании (порядок согласования):

           Приложение № 3
к Регламенту подготовки, заключения, учета,

 хранения и  контроля за исполнением договоров

Перечень документов,
запрашиваемых у потенциальных контрагентам по договорам

Для решения вопроса о предоставлении отсрочки платежа сторонним предприятиям необходимо запрашивать у этих предприятий ниже перечисленные документы, предусмотренные нормативными документами России (Указ Президента РФ № 305 от 8.04.1997г., Федеральный Закон РФ № 97-ФЗ от 6.05.1999г., Федеральный Закон РФ № 115-ФЗ от 7.08.2001г., статьи 447-449 Гражданского кодекса РФ) и предоставить их специалисту по безопасности для проверки предприятий на предмет возможности отгрузки продукции с отсрочкой платежа:

1. Реквизиты предприятия (карточка контрагента):
- наименование предприятия,
- юридический адрес,
- фактический адрес,
- контактные (в т.ч. сотовые) телефоны, факс,
- ОГРН, ИНН, КПП и ОКПО предприятия,
- банковские реквизиты предприятия (наименование банка, номер расчетного счета, корсчета, БИК банка),
- ф.и.о. (полностью) директора, главного бухгалтера, сотрудника предприятия (уполномоченного вести переговоры по отгрузке продукции с отсрочкой платежа),

2. Устав предприятия.
3. Учредительный договор или решение учредителя.
4. Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН).
5. Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, если общество зарегистрировано после 1 июля 2002 года.
6. Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года.
7. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц.
8. Письмо из органов государственной статистики.
9. Бухгалтерский баланс за последний отчетный период с отметкой Инспекции ФНС о приеме баланса.
10. Приказ (решение, протокол) о назначении (избрании) Единоличного исполнительного органа (генеральный директор, директор).
11. Копия паспорта индивидуального предпринимателя.
12. Доверенность на лицо, которому предоставлено право подписи договоров, документов на отгружаемую предприятию продукцию и  копия его  паспорта.
13. Копии свидетельство о праве собственности индивидуального предпринимателя на автотранспорт,  недвижимость (жилое и нежилое помещения).

Копии документов, указанных в п.п. 2 - 10 должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица данного предприятия.
Документы не должны содержать подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления.

Примечание:
- Пункты, выделенные жирным шрифтом, обязательны для  исполнения.
- При 100 % предоплате со стороны контрагента - запрашивается только карточка контрагента.
- При отсрочке платежа - запрашивается полный пакет документов, согласно приложения № 3.