ГЛАВБУХ-ИНФО

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые кадровой службой предприятия (организации), подразделяются на: распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);

— организационные документы по кадрам (персоналу);

— учетные документы по кадрам (персоналу);

— информационно-справочные документы по кадрам (персоналу).

К распорядительным документам по кадрам (персоналу) относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

— приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работников;

— предоставлении отпуска работнику (работникам);

— поощрениях и взысканиях;

— внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение должности и т.д.).

В основном на предприятиях в настоящее время приказы оформляются на отдельных листах (формата А4) и подшиваются в специальные папки или в рукописном виде — в специальные книги приказов по кадрам (обычно такие приказы имеют индекс «к»), оформленные в установленном порядке, пронумерованные, прошнурованные, подписанные руководителем и заверенные печатью предприятия.

Приказы по кадрам могут издаваться как индивидуальные, т.е. в отношении одного работника, так и групповые, в том случае, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в групповых приказах следующий: сначала располагаются приказы о приеме на работу, затем о переводах, о предоставлении отпусков, об увольнении и разное (например, об изменении фамилии и др.).

К организационным документам по кадрам (персоналу) относятся:

— трудовой (коллективный) договор:

— должностная инструкция;

— положение о подразделении:

— штатное расписание;

— другие документы.

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

— личная карточка;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— график отпусков;

— журнал учета работников, выбывающих в командировки;

— другие документы.

К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся:

— акты;

— справки;

— докладные записки;

— объяснительные записки;

— письма.

Следует отметить, что на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия ведется личное дело. в котором находятся:

— опись документов;

— заявление о приеме на работу;

— приказ о приеме на работу (копия);

— личный листок по учету кадров;

— автобиография:

— копия паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность);

— копии документов об образовании;

— копии свидетельств о рождении детей:

— копня трудового договора и т.д.

По мере издания приказов они накапливаются в личном деле в хронологическом порядке. Личные дела работников хранятся как секретные документы предприятия. К ним могут иметь доступ только определенные должностные лица, круг которых ограничен и определяется распоряжением директора предприятия.

"Настольная книга кадровика" (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).