ГЛАВБУХ-ИНФО

Для регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности по поручению руководителя предприятия (о чем издается соответствующий приказ) отделом кадров (службой управления персоналом) или руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, заведующими лабораториями и т.д.) разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителей предприятия.
Порядок заполнения таблицы штатного расписания (форма № Т-3).

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности.

При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников, трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись.
Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующий технологические финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений.
В частности, должностная инструкция - документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того, должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответстветственность деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников.
Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника от 21.08.98 №37. В этот справочник включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики.
Должностные инструкции содержат следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности работника, и перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Основные задачи» указывают основные направления деятельности работника.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемых работником.
В разделе «Права» определяют права работника, необходимые ему для выполнения своих обязанностей.
В разделе «Ответственность» устанавливают, какую работник несет ответственность и за что конкретно.
Оговаривая ответственность, надо иметь в виду, что работники могут нести и материальную ответственность. Основные принципы применения материальной ответственности рассмотрены в Трудовом кодексе РФ. Подробнее о видах ответственности и порядке их применения вы можете прочитать в книге под редакцией Г.Ю. Касьяновой «Ответственность работника и работодателя». — М. АБАК, 2008 (условия приобретения см. на с. 4).
Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен (а)», и заверяет ее своей подписью с указанием даты ознакомления.
Пример должностной инструкции секретаря-референта приведен ниже.
Следует отметить, что инструкции могут также издаваться в целях разъяснения и определения порядка применения распорядительных документов или составления документов (например, инструкция по проведению аттестации персонала, инструкция по делопроизводству и др.).
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись.
Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При этом количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками.
В разделе «Общие положения» инструкции указываются цели ее издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, на основе которых разработана инструкция, а также сроки введения ее в действие.
Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том, и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ПОДПИСЬ Ф.И.О.

Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, которые принимаются и увольняются гриказом генерального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.3. Основной задачей секретаря-референта является организационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством Российской Федерации;

- уставом организации;

- положениями о функциональных службах организации;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- правилами охраны труда и техники безопасности, в том числе пожарной;

- приказами (указаниями) руководства организации;

- технологией (установленным порядком) выполнения работ;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.
1.5 Секретарь-референт должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению организационно-распорядительных документов, инструкцию по делопроизводству;

- правила орфографии и пунктуации, основы редактирования;

- правила эксплуатации вычислительной и организационной техники;

- правила делового общения, деловой этикет, служебную субординацию;

- иностранный язык (английский), в том числе терминологию по тематике деятельности организации;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- вести деловые переговоры;

- пользоваться средствами связи и оргтехникой;

- работать на компьютере в среде Windows, программах Word, Excel, Access, Outlook;

- пользоваться нормативно-справочными системами и базами данных;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте;

- пользоваться возможностями Интернета;

- выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, вносить в них правку.

1.7. Регламент рабочего времени секретаря генерального директора соответствует нормам федерального законодательства о труде.

1.8. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря-референта является организационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, отбирает документы, требующие срочного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.

2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует план и обеспечивает его выполнение.

2.4. Ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений, информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полноту визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считывание этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях, составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию), обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Выполняет устные и письменные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдение установленных требований в отношении используемых научных и технических терминов и определений; осуществляет редактирование переводов.

2.14. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.15. Контролирует подготовку дел секретариата и сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.16. Контролирует обеспечение генерального директора и приемной необходимыми для работы канцтоварами и средствами оргтехники.

2.17. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3. Обязанности

Для выполнения своих функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Соблюдать правила оформления и сроки подготовки документов.

3.4. Придерживаться правил делового общения, норм служебного этикета, соблюдать служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов и состояния их исполнения.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с приемом незапланированных посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.4. Принимать решения по всем вопросам, относящимся к его компетенции в соответствии с разделом 2 настоящей инструкции, в целях обеспечения повседневной деятельности генерального директора.

5. Ответственность

Секретарь генерального директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства Российской Федерации, а также инструкции по делопроизводству при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, неполное и несвоевременное исполнение обязанностей.

5.4. Нарушение служебной субординации.

5.5. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка.

5.6. Неправомерное использование служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.7. Невыполнение служебных указаний генерального директора.

6. Взаимосвязи

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

- со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов или деловых мероприятий;

- с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;
- с вышестоящими организациями, органами власти и управления, а также сторонними организациями по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Заместитель директора Подпись Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен(а)
Секретарь-референт Подпись Ф.И.О.
Дата

Настольная книга кадровика" (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).