ГЛАВБУХ-ИНФО

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

По своему желанию организация может проводить инвентаризацию в любой момент.

Обязательная инвентаризация

В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Такие требования содержатся в пункте 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, применяющей упрощенку. Организация не осуществляет деятельность, переведенную на ЕНВД

Да, нужно, но только если организация обязана вести бухучет.

Организации, применяющие упрощенку, освобождены от обязанности вести бухучет, а значит, и составлять бухгалтерскую отчетность. Исключение предусмотрено:
– в отношении основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Их бухучет организации на упрощенке вести должны;
– для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в случаях, предусмотренных гражданским законодательством. Такие пользователи упрощенки должны вести бухучет в полном объеме (чтобы иметь возможность составить бухгалтерскую отчетность).

В пункте 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ сказано, что организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Таким образом, организация, применяющая упрощенку, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств в случае, если согласно законодательству она обязана вести бухучет.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, которая платит ЕНВД

Да, нужно.

В пункте 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ сказано, что организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Составлять бухгалтерскую отчетность организация, переведенная на уплату ЕНВД, должна на основании статьи 4 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. А значит, ей нужно проводить ежегодную инвентаризацию своего имущества и обязательств.

Ситуация: нужно ли проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера

Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был заключен договор о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Это объясняется тем, что организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально-ответственного лица (п. 2 ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию организация проводить не обязана (п. 2 ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Это будет являться ее правом. В этом случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и п. 4 ПБУ 1/2008.

Добровольная инвентаризация

В течение отчетного года организация может добровольно проводить инвентаризацию. Количество таких инвентаризаций, их сроки и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель организации. Такие правила следуют из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Отражение в учетной политике

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор

Нет, не нужно.

Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек – председатель и другие члены (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Если же в штате организации числится только один директор, создать инвентаризационную комиссию не представляется возможным. В этом случае функции инвентаризационной комиссии возложите на директора организации. А именно директор должен обеспечить:
– полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества и обязательств;
– правильность и своевременность оформления данных инвентаризации.

Это следует из пункта 2.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Унифицированную форму приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, не используйте. Ее нужно применять при наличии инвентаризационной комиссии. В этом же случае форму приказа о проведении инвентаризации разработайте самостоятельно.

Участие материально-ответственных лиц

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует обязанности коллектива (бригады) присутствовать при проведении инвентаризации вверенного ему имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако в связи с разъяснениями Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16), а также во исполнение требований, предусмотренных пунктом 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, организации целесообразно вверить данное условие в обязанности коллектива (бригады) путем изменения положений договора. Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации составьте по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Документальное оформление

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям

Нет, не нужно.

По общему правилу инвентаризации подлежит все имущество организации. При этом она проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Об этом сказано в пункте 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Для оформления результатов инвентаризации составляются инвентаризационные описи (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполняется по материально-ответственным лицам с отражением в ней, в частности, следующей информации:
– места и даты проведения инвентаризации;
– должности материально-ответственного лица, расшифровки его подписи и т. д.

Это следует из пунктов 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Операции по предоставлению имущества в аренду (безвозмездное пользование) должны быть оформлены документами, свидетельствующими о такой передаче (например, актом приема-передачи). В отношении недвижимого имущества такое требование прямо предусмотрено в пункте 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ. В отношении прочих объектов (движимого имущества) из положений пункта 1 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ следует, что все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов имущество передается арендатору (ссудополучателю). С этого момента он отвечает за его сохранность (ст. 606, 689 ГК РФ).

В соответствии с законодательством инвентаризацию арендованного (полученного в безвозмездное пользование) имущества обязан проводить арендатор (ссудополучатель) (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись (в трех экземплярах) на полученное имущество (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр этой описи арендатор (ссудополучатель) должен передать арендодателю (ссудодателю) (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Таким образом, при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям, не нужно. Описи по данному имуществу должен составить арендатор (ссудополучатель) и представить их арендодателю (ссудодателю).

Главбух советует: в целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим по результатам инвентаризации организация может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование). Унифицированной формы такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости составляйте по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Внимание: если в порядке проведения инвентаризации либо при оформлении ее результатов допущены нарушения, то эти результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.